Moni yrittäjä ajattelee, että kun taloushallinto on ulkoistettu tilitoimistolle, asia on hoidettu. Todellisuudessa hyvä taloushallinto ei ole palvelu, jonka voi ostaa ja unohtaa. Se on yhteistyötä.
Tilitoimisto tuo pöytään osaamisen, kokemuksen ja järjestelmät. Yrittäjä puolestaan tuntee oman liiketoimintansa, päätöksensä ja tapahtumansa. Kun nämä kaksi yhdistyvät, lopputulos on paras mahdollinen. Kun toinen puoli puuttuu, alkaa myös ongelmia syntyä.
Kirjanpitäjä ei näe sitä, mitä yrittäjä näkee
Yrittäjä tietää yleensä tarkalleen, mitä on ostanut ja miksi.
Kirjanpitäjä ei tiedä.
Kun kirjanpitoa tehdään jälkikäteen, kirjanpitäjän näytöllä saattaa näkyä vain yksi rivi tiliotteella:
”Verkkokauppa -100 €”
Yrittäjä saattaa muistaa heti, että kyseessä oli työssä käytettävä tarvike. Mutta jos kuittia ei ole tallessa eikä ostosta ole muuta tietoa, kirjanpitäjä näkee vain maksutapahtuman.
Tieto ei siirry telepaattisesti.
Kirjanpito perustuu tositteisiin, dokumentaatioon ja asiakkaalta saatuihin tietoihin. Mitä paremmat tiedot tilitoimistolla on käytettävissään, sitä laadukkaampaa taloushallintoa voidaan tehdä.
Puuttuvat kuitit ovat yleisempi ongelma kuin moni uskoo
Lähes jokaiselle yrittäjälle tulee joskus tilanne, jossa kuitti katoaa tai unohtuu toimittaa. Se ei yleensä ole ongelma.
Ongelmaksi asia muuttuu silloin, kun puuttuvia tositteita alkaa kertymään kuukausi toisensa jälkeen.
Yksittäinen puuttuva kuitti voidaan usein selvittää nopeasti. Mutta jos muutamasta sadasta eurosta kasvaa tuhansia tai jopa kymmeniä tuhansia euroja selittämättömiä tapahtumia, tilanne muuttuu olennaisesti vaikeammaksi.
Tällöin kirjanpitäjän tehtävänä ei enää ole pelkästään kirjata tapahtumia, vaan myös selvittää niitä.
Mitä enemmän selvitystyötä tarvitaan, sitä enemmän aikaa kuluu. Samalla kasvaa riski, että kirjanpito ei enää anna riittävän oikeaa kuvaa yrityksen taloudellisesta tilanteesta.
Hiljaisuus on usein suurin ongelma
Yllättävän usein todellinen haaste ei ole puuttuva kuitti.
Haaste on se, ettei yrittäjää tavoiteta.
Tilitoimisto lähettää kysymyksiä, pyytää lisätietoja ja yrittää selvittää avoimia asioita. Jos vastauksia ei kuulu, kirjanpidon valmistuminen viivästyy väistämättä.
Moni yrittäjä yllättyy, kun tilanne on jatkunut pitkään ja hän tarvitseekin yhtäkkiä kiireellisesti raportteja esimerkiksi pankille, rahoittajalle tai sijoittajalle.
Silloin saattaa paljastua, että kirjanpito on jäänyt useita kuukausia jälkeen juuri siksi, että tarvittavia tietoja tai tositteita ei ole saatu.
Tilitoimisto ei voi ratkaista ongelmaa yksin, jos tarvittavia tietoja ei ole käytettävissä.
Kerro muutoksista ajoissa
Toinen tavallinen haaste liittyy siihen, että tilitoimisto saa tiedon merkittävistä muutoksista vasta jälkikäteen.
Yritys palkkaa työntekijän.
Aloittaa ulkomaan kaupan.
Hankkii kiinteistön.
Tekee suuren investoinnin.
Vaihtaa yhtiömuotoa.
Tai suunnittelee osingonjakoa.
Mikään näistä ei välttämättä ole ongelma. Päinvastoin. Usein ne ovat merkkejä liiketoiminnan kasvusta.
Mutta mitä aikaisemmin tilitoimisto tietää muutoksista, sitä paremmin asioita voidaan suunnitella yhdessä etukäteen. Usein yksi puhelu ennen päätöstä voi säästää myöhemmin merkittävästi aikaa, rahaa ja vaivaa.
Hyvä yhteistyö säästää sekä aikaa että rahaa
Parhaat asiakassuhteet eivät yleensä synny siitä, että toinen osapuoli tekee enemmän töitä kuin toinen.
Ne syntyvät siitä, että molemmat hoitavat oman osuutensa.
Asiakas toimittaa aineiston ajallaan.
Tilitoimisto käsittelee sen tehokkaasti.
Tilitoimisto kysyy tarvittaessa lisätietoja.
Asiakas vastaa niihin mahdollisimman pian.
Asioista uskalletaan keskustella avoimesti.
Kynnys yhteydenottoon on matala molempiin suuntiin.
Tällaisessa yhteistyössä kirjanpito pysyy ajan tasalla, raportit ovat käytettävissä silloin kun niitä tarvitaan ja yrittäjä saa aidosti hyötyä taloushallinnostaan.
Lopuksi
Tilitoimiston tehtävä ei ole pelkästään tuottaa viranomaisille tarvittavia ilmoituksia.
Parhaimmillaan tilitoimisto toimii yrittäjän kumppanina, joka auttaa ymmärtämään yrityksen taloutta ja tekemään parempia päätöksiä.
Se onnistuu kuitenkin vain silloin, kun yhteistyö toimii molempiin suuntiin.
Saat siis eniten irti tilitoimistostasi yksinkertaisella tavalla:
Pidä yhteyttä, toimita aineisto ajallaan ja vastaa kysymyksiin.
Me huolehdimme lopusta. 😊